Как следует из проекта документа, право ребенка с орфанным заболеванием на обеспечение его необходимыми лекарствами будет наступать с момента включения информация о нем в региональный сегмент информационного ресурса, содержащего сведения ‎о детях с тяжелыми жизнеугрожающими и хроническими заболеваниями.

Перед этим, в случае появления информации о возможности закупки лекарств по конкретным нозологиям на сайте фонда «Круг добра», Минздрав или Департамент здравоохранения региона должен будет через клинику, в которой проходит лечение или наблюдается ребенок, оповестить родителей или законных представителей о необходимости подачи заявления на лекарства или медицинские изделия, а также о необходимых документах, которые следует приложить к заявлению.

Сама заявка на закупку лекарства или медизделия будет формироваться на основе этого заявления, которое первоначально будет подаваться в медорганизацию. К нему должен прилагаться пакет документов, включая копии свидетельства о рождении, паспорта родителя или законного представителя, данных СНИЛС, медицинского полиса, копии выписного эпикриза или заключения медучреждения о назначении препаратов или медизделий, оформленного не ранее чем за шесть месяцев до обращения с заявлением.

После этого клиника будет направлять расширенный пакет документов, включая выписку из медицинской карты ребенка, результат генетического анализа (если подобное предусмотрено стандартами и порядками оказания медпомощи), заключение об обосновании назначения лекарственного препарата с указанием схемы, необходимого количества, средней курсовой дозы, кратности применения, дозировки, формы выпуска, в региональный Депздрав или Минздрав.

Кроме того, к заявлению должно быть приложено информированное добровольное согласие на обработку персональных данных, реквизиты балансодержателя, получателя лекарств и другие документы, предусмотренные решением экспертного совета фонда «Круг добра».

После получения пакета документов региональный орган управления здравоохранением, в случае соответствия порядку, должен в течение пяти дней включить полученные данные в профильный информационный ресурс и подать заявку на приобретение необходимого объема лекарственного препарата или медизделий в экспертный совет фонда.

Последний в течение двух недель должен рассмотреть полученные документы и принять соответствующее решение. В случае смены места жительства родители будут обязаны уведомить медицинскую организацию для подачи измененных данных в фонд и организации процесса перераспределения лекарственных средств.

В сентябре 2021 года региональные министерства и департаменты здравоохранения начали размещать на своих сайтах прямые контакты сотрудников, ответственных за коммуникацию с фондом «Круг добра». Как заметил Vademecum, такую опцию в настоящее время предоставили жителям 42 регионов, причем в густонаселенных субъектах, например, в Москве, Московской области, Краснодарском крае, Башкирии и Новосибирской области, такой возможности все еще нет. Минздрав РФ в апреле 2021 года направил письмо региональным ведомствам с просьбой назначить координаторов для упрощения процесса сбора заявок и необходимого пакета документов.